Integritetspolicy

1. BAKGRUNN OG MÅL

Dignita Systems Norge AS, org. No 919 664 010 er heleid av Dignita Systems AB, org. no. 556582-5964, som er et svensk teknologi- og kunnskapsfirma som utvikler sikkerhetsfremmende produkter og tjenester til trafikk og arbeidsplasser.

Personvernerklæringen ( “Policy”) inneholder regler og retningslinjer for behandling av personopplysninger som utføres av behandlingsansvarlig i  Dignita, uavhengig av hvilken type personopplysninger det gjelder og hvem sine personopplysninger det gjelder. Formålet med retningslinjene er å øke kunnskapen i Dignita og for å sikre at Dignita oppfyller sine forpliktelser i henhold til databeskyttelsesforskriften.

2. DIGNITA SOM DATABEHANDLER

2.1 GENERELT

Når Dignita samler inn, behandler og lagrer personopplysninger skal dette alltid gjøres på en lovlig, riktig, transparent og effektiv måte, og i den grad Dignita anser det som nødvendig. Dignita skal konsekvent behandle personopplysninger på en måte som unngår å bryte personvernet til den registrerte. I alle tilfeller av personlig databehandling er Dignita veldig nøye med at personopplysninger er beskyttet med passende sikkerhetstiltak.

Dignita kan behandle personopplysninger enten ved å samle inn og behandle dataene selv, på egne vegne, eller på vegne av andre selskaper. Dignita kan dermed fungere som behandlingsansvarlig, men også i noen tilfeller som databehandler.

I flere tilfeller når Dignita ber om personopplysninger gjør Dignita det for å møte regulatoriske eller kontraktskrav, eller krav som er nødvendige for å inngå en avtale med for eksempel en kunde eller leverandør. Dersom registranten ikke gir den informasjonen Dignita ønsker, kan det i visse tilfeller føre til at Dignita ikke kan inngå avtale eller oppfylle våre forpliktelser i en avtale med den registrerte.

Hvis registranten har tvil eller bekymringer om å overlate bestemte personopplysninger, kan man kontakte Dignita i samsvar med avsnitt 6 Kontaktinformasjon.

Hva er det juridiske grunnlaget for behandlingen?

For å kunne konkludere og forvalte avtaler med våre kunder og leverandører, behandler Dignita personlige data fra private kunder samt representanter for våre forretningskunder / leverandører. Enkelte personopplysninger kan også behandles fordi Dignita har en juridisk forpliktelse til å gjøre det, slik som personlig informasjon på fakturaer som følge av regnskapsplikt.

Hvilke personopplysninger behandles og hvem er mottakeren?

Kunder: Dignita behandler personopplysninger med de vi har kundeavtale med. Personopplysninger som behandles kan inneholde navn, telefonnummer, e-postadresse, personnummer og eventuelt registreringsnummer på bil.

Dignita kan også behandle personopplysninger om potensielle kunder. Personopplysninger som behandles kan inneholde navn, telefonnummer, adresse og e-post.

De som mottar informasjonen, er hovedsakelig relevante for avtalen i salgsavdelingen, økonomiavdelingen, markedsavdelingen, ledere og kontraktsadministratorer. Selv Dignitas kundestøtte og teknikere kan motta informasjonen, samt myndighetene om nødvendig.

Leverandører: Dignita behandler personligopplysninger om representanter for leverandørbedrifter som vi har eller har til hensikt å inngå avtale med. Personopplysninger som behandles kan inneholde navn, telefonnummer, e-postadresse og faglig tittel.

De som mottar informasjonen, er hovedsakelig Dignitas innkjøpsavdeling, Daglig leder, økonomiavdeling og IT-avdeling.

Til hvilke formål behandles personopplysninger?

 Kunder: I tilfeller der det foreligger en eksisterende kundeavtale, behandler Dignita kun personlig informasjon som er relevant for kundeforholdet og som kreves for avtalens gjennomføring. Det vil si primært å administrere tjenestene som blir forespurt, eller håndtering av ordre av varer eller tjenester. Personlige data, for eksempel personnummer, behandles bare om nødvendig for fakturering, kredittvurderinger eller lignende. Personlige data kan også behandles med det formål å sende interessante tilbud og annonser. Registranten har imidlertid rett til å motsette seg behandling av personopplysninger for direkte markedsføring når som helst, se avsnitt 5.3 nedenfor. I de tilfellene hvor Dignita behandler personlig informasjon om potensielle kunder, gjøres dette for å kontakte kunden for å gi kunden interessante tilbud og informasjon via telefon, e-post eller for å administrere avtalte møter. Som angitt i punkt 5.3, har representanten alltid rett til å motsette seg direkte markedsføring.

Leverandører: Dignita behandler personlig informasjon for generelt å håndtere kjøpsavtaler, håndtere fakturaer og stille spørsmål til Dignitas leverandører angående varene eller tjenestene vi kjøper.

Hvor lenge lagres data?

Dignita lagrer aldri data lenger enn nødvendig med tanke på formålet med behandlingen. Dignita fjerner derfor regelmessige data i lagrede personopplysninger og fjerner data som ikke lenger er nødvendig etter at kunde- og leverandørforholdet er utløpt.

Kunder: For Dignita kan det være nødvendig å lagre personopplysninger etter at kundeforholdet er opphørt, dels for å administrere eventuelle garantier og reklamasjonsfrister, håndtere rettslige krav som kan bli rettet mot Dignita, eller å markedsføre tjenester og sende tilbud som Dignita tror kan være av interesse for våre kunder. Unntaksvis lagres personopplysninger i en viss tidsperiode etter kundeforholdet har opphørt eller til personen frastår ønske om direkte markedsføring.

Personlige opplysninger om potensielle kunder fjernes når dialogen med kunden avsluttes, forutsatt at det ikke er etablert et kundeforhold, eller personen har motsatt seg mot direkte markedsføring.

Leverandører: Dignita kan trenge å lagre personopplysninger etter at avtaleforholdet er opphørt, dels for å administrere eventuelle garantier og reklamasjonsfrister, evt. håndtere rettslige krav som kan rettes mot Dignita. Unntaksvis er personopplysninger derfor lagret i 2 år fra datoen for oppsigelsen av kontrakten.

Personlige data kan lagres generelt for å sikre overholdelse av juridiske forpliktelser, for eksempel regnskap. Hvis det foreligger en slik forpliktelse, kan personopplysninger lagres i opptil 10 år.

3. DIGNITA DELER INFORMASJON MED EKSTERN PART

Dignita kan fra tid til annen gi informasjon til relevante tredjeparter (inkludert men ikke begrenset til situasjoner der vi har en lovlig forpliktelse til å gjøre det). For å sikre at din personlige informasjon behandles på en sikker måte, har Dignita som rutine å utarbeide avtaler (databehandler avtale eller liknende) med en ekstern part som håndterer personopplysninger på Dignitas vegne. I slike avtaler er formålet med behandlingen alltid oppgitt, behandlingens varighet, art og formål, type personopplysninger og kategorier av registrerte personer og våre forpliktelser og rettigheter som databehandler. I tillegg gir Dignita som behandlingsansvarlig alltid dokumenterte instruksjoner til databehandler som databehandler skal følge.

4. DIGNITA SOM DATABEHANDLER

I hvert tilfelle, hvor Dignita er en databehandler, skal Dignita inngå en databehandleravtale med en behandlingsansvarlig. Det er Behandlingsansvarlig som eksempelvis bestemmer formål og lagringstider for personopplysninger. Derfor, når Dignita en databehandler, behandles personopplysninger alltid i samsvar med databehandleravtalen og i samsvar med behandlingsansvarliges instruksjoner.

Dignita sørger alltid for at personopplysninger er beskyttet av hensiktsmessige sikkerhetstiltak, og at tilgang til personopplysninger bare gis til en begrenset krets innenfor Dignitas virksomhet som virkelig trenger tilgang til dem i sitt arbeid.

5. DEN REGISTRERTES RETTIGHETER

5.1 RETT TIL TILGANG

Den registrerte har rett til å henvende seg til Dignita som behandlingsansvarlig og be om tilgang til personopplysninger Dignita behandler og også bli informert om blant annet formålet med behandlingen, og hvem som har fått tilgang til personopplysningene.

Dignita som behandlingsansvarlig skal gi den registrerte kostnadsfri kopi av personopplysningene som behandles. I tilfelle ytterligere kopier kan Dignita belaste et administrasjonsgebyr.

5.2 RETT TIL RETTIGHET, SLETTING ELLER BEGRENSNING

Den registrerte har rett til å få sine personopplysninger uten unødig forsinkelse rettet eller, under visse forhold, begrenset eller slettet. Dersom registranten anser at Dignita behandler personopplysninger som er feil eller ufullstendig, kan registranten kreve at disse rettes eller suppleres.

Den registrerte har rett til å få sine data slettet i tilfelle de ikke lenger er nødvendig eller dersom behandlingen er basert på samtykke, og dette har blitt trukket tilbake.

Hvis den registrerte ber om retting, sletting eller begrensning i behandling har Dignita som behandlingsansvarlig som rutine å informere alle mottakere av personopplysningene på den registrertes vegne.

5.3 RETT TIL INVENDELSER

Den registrerte har til enhver tid rett til å innvende seg mot behandling av sine personopplysninger om det lovlige grunnlaget for behandlingen er i offentlighetens interesse eller interesseavveining i henhold til artikkel 6.1 (e) og (f) databeskyttelsesforeskriften.

Den registrerte har også rett til å motsette seg behandling av sine personopplysninger når som helst hvis de behandles for direkte markedsføring.

5.4 RETT TIL DATAPORTABILITET

Den registrerte har rett til å få ut personopplysningene som denne personen har gitt til behandlingsansvarlig, og har rett til å overføre denne informasjonen til en annen behandlingsansvarlig. Dette gjelder imidlertid, forutsatt at

(a) er teknisk mulig og

(b) Lovlig grunnlag for behandlingen utgjør samtykke eller at behandlingen var nødvendig for gjennomføring av en avtale.

5.5 RETT TIL Å TILBAKEKALLE SAMTYKKE

Hvis personopplysninger er basert på samtykke fra den registrerte, har denne rettigheten rett til å tilbakekalle dette samtykket når som helst. Slik tilbakekalling påvirker ikke lovligheten av personlig databehandling før samtykket ble tilbakekalt.

5.6 RETTIGHETER VED PROFILERING

Den registrerte har rett til ikke å bli formål for beslutninger basert utelukkende på automatisert behandling, herunder profilering, som kan ha juridiske konsekvenser eller tilsvarende for den registrerte. Dette gjelder imidlertid ikke

(a) hvis slik behandling er nødvendig for inngåelse eller gjennomføring av avtaler med den registrerte,

(b) hvis slik behandling er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning eller

(c) hvis lovlig grunn består av registrantens samtykke.

5.7 RETT TIL Å KLAGE TIL DATATILSYNET

Registranten har rett til å sende klage til Datatilsynet.

Kontakt

Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo

Telefonnummer:

22 39 69 00

E-postadresse:

postkasse@datatilsynet.no

6. KONTAKT INFORMASJON

For spørsmål om retningslinjene eller for andre forespørsler om personopplysninger, vennligst kontakt oss.

Dignita Systems Norge AS

Leirvikflaten 15B

5179 Godvik

Tel: 55 100 700

kundeservice@dignita.no

org.nr. 919 664 010

7. Informasjonskapsler
   Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon, må alle som besøker et nettsted med informasjonskapsler ha tilgang til informasjon om at nettstedet inneholder informasjonskapsler og formålet med deres bruk. Informasjonskapsler brukes normalt for å forbedre nettstedet for brukeren, for eksempel for å kunne tilpasse et nettsted til den besøkendes ønsker og valg. Vi bruker også informasjonskapsler med vårt analyseverktøy for nettstatistikk.

8. ENDRINGER i POLICY

Dignita forbeholder seg retten til å endre og oppdatere retningslinjene. Ved materielle endringer i retningslinjene eller hvis den eksisterende informasjonen skal behandles annerledes enn angitt retningslinjene, vil Dignita informere på riktig måte.